Al momento de entrar en un ambiente laboral podemos encontrarnos con nuevos retos, entre ellos el tema de la organización y administración de nuestro tiempo para cumplir con los plazos de entrega. Para evitar que te estreses tanto y tengas una pila enorme de tareas pendientes, te dejamos 6 formas de organizar tus tareas laborales.
¿Por qué tener un sistema de organización en la oficina?
La organización en un ambiente laboral puede traer muchos beneficios, entre ellos aumentar la productividad, pues tener todo organizado y en orden hace más sencillo el flujo de trabajo, con esto se puede cumplir de forma más efectiva los objetivos empresariales.
Una vez entendida la importancia de la organización, podemos comenzar con los consejos para mantener tus tareas laborales organizadas.
Planifica tu día
Utiliza herramientas como agendas y calendarios para organizar tus tareas diarias. Asegúrate de crear listas de tareas para tener una visión general de tus responsabilidades, de esta manera puedes planificar tu tiempo registrando plazos de entrega y dividiendo el trabajo por días. Este método es personalizable y flexible, así que puedes adecuarlo a tus necesidades.
Clasifica tus tareas por prioridad y urgencia
Identifica las tareas que son más importantes y necesarias, enfócate en ellas antes que en las tareas menos importantes. Te recomendamos seguir la siguiente clasificación para tus tareas: A (urgente e importante), B (importante pero no urgente), C (urgente pero no importante), D (ni urgente ni importante) y E(eliminar). Una vez hayas clasificado por importancia tus tareas, regístralas en tu agenda o calendario.
Utiliza técnicas de administración de tiempo
Puedes ayudarte de las siguientes técnicas para distribuir tu tiempo de trabajo de una manera efectiva, haciendo tu horario laboral más productivo.
- Pomodoro: cosiste en trabajar en periodos de 25 minutos seguidos de un descanso corto de 5 minutos. Luego de 4 repeticiones, es decir, 2 horas, toma un descanso de 15 o 30 minutos. Estos bloques de tiempo permiten mantener la concentración en la tarea y evita la procrastinación.
- Flowtime: esta técnica se enfoca en ser productivo el mayor tiempo que puedas, generar una condición personal que produce un estado de flujo. Para utilizar esta técnica, debes elegir una tarea específica que se pueda completar en un plazo corto. Anota la hora en que empiezas a trabajar en ella para medir tu tiempo y empieza a trabajar hasta que te canses o distraigas. Anota la hora en que has parado y tómate un descanso. Ahora repite el ciclo.
Ayúdate de herramientas para optimizar el trabajo
Utilizar herramientas digitales le dará un plus a tu rutina de productividad. Calendarios, gestor de tareas, aplicaciones para almacenar documentos, plataformas de trabajo colaborativo y más pueden ayudarte a organizar mejor tus tareas.
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Di no al multitasking
Al contrario de lo que se piensa, la multitarea lleva a más errores y a ser menos productivo. Dedícate a hacer una tarea a la vez, esto elimina las distracciones, lo que permite que te enfoques y mantengas la concentración por más tiempo. Si necesitas hacer varias tareas, divídelas por intervalos de tiempos que te permitan trabajar plenamente en cada una, no las realices al mismo tiempo.
Toma en cuenta las 5’s
La técnica de las 5’s se basa en: seiri (clasificar), seiton (ordenar), seiso (limpiar), seiketsu (normalizar) y shisuke (mantener y mejorar). Se utiliza para mejorar la eficiencia y productividad mediante la eliminación de lo innecesario para optimizar tu espacio y tus recursos.
Ahora que conoces estos consejos es momento de aplicarlas en tu vida laboral, si deseas seguir conociendo de herramientas que puedan ayudarte a organizar tus tareas laborales, te invitamos a seguirnos en nuestras redes sociales.
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