Cuando un nuevo integrante se une a la empresa, es muy importante que tenga en claro cuáles son las actividades que debe realizar y la manera correcta de llevar a cabo dichas operaciones.
Por tal razón, la implementación de un manual de procedimientos resulta una herramienta importante para ayudar en la eficiencia de los colaboradores en cualquier momento y de forma ágil.
Si aún no tienes uno, sigue leyendo este artículo para explicarte qué son, cuál es su importancia, y los beneficios que aporta en el cumplimiento de tus objetivos empresariales.
Índice:
- Qué es una manual de procedimientos
- Importancia de un manual de procedimientos
- Características de un manual de procedimientos
- Conclusión
1. ¿Qué es un manual de procedimientos?
El manual de procedimientos es un instrumento que apoya el funcionamiento correcto de la empresa, ya que contiene información detallada y ordenada sobre las actividades y responsabilidades que se realizan en todas las áreas que conforman una organización.
Este documento tiene la importante tarea de ayudar a las empresas a optimizar sus flujos de trabajo para lograr mejores resultados.
Se entiende que cada empresa deberá contar con el suyo, puesto que contiene información sobre sus actividades del día a día y el cómo se realiza, y a su vez deberá ser actualizado conforme se vaya requiriendo.
Un manual de procedimientos correctamente estructurado, será la herramienta más útil que una organización pueda tener al momento de recibir a nuevos colaboradores.
Gracias a la estructuración podrán entender sus actividades de una manera rápida y su productividad será más eficaz.
Pueden ir desde procesos simples como: maneras de contestar el teléfono de la empresa, como ordenar la comida o cómo empaquetar productos, hasta cosas más laboriosas como: proceso para entregar productos, como cobrar los servicios, etc.
2. Importancia de un manual de procedimientos
Pongamos un ejemplo. Imagina que tienes que armar un mueble.
Aunque a simple vista puedes tener una idea de dónde van las piezas, es un hecho que tener un instructivo haría la tarea de manera más fácil, rápida y certera.
Lo mismo sucede con los manuales de procedimientos.
Gracias a este manual podrás revisar, cuestionar y supervisar la manera en la que un empleado o un área completa realiza sus actividades, para así reducir al mínimo las posibles equivocaciones o errores que puedan afectar a la empresa eventualmente.
De igual manera, esta herramienta ayuda en la estandarización de las tareas, asegurando que todos hagan las cosas con la misma calidad, a su vez que ayuda a que las empresas cumplan con las mismas regulaciones y políticas que tengan.
También durante el ingreso del personal nuevo, ayuda a guiarlos sobre cómo deben llevar a cabo sus actividades, lo que puede ayudar a ahorrar tiempo y costos.
En resumen, podemos mencionar que algunos de los beneficios de incluir un manual de procedimientos son:
- Dar a conocer objetivos, responsabilidades y políticas
- Brinda uniformidad en la manera de trabajar
- Ayuda a identificar omisiones de tareas
- Detecta errores y se pueden proponer mejoras en los procedimientos
- Facilita los procesos de inducción
- Ayuda a la reducción de recursos
- Ayuda a los auditores y agentes de control interno
- La información del manual es autorizada, por lo que es una fuente confiable
- Minimizan los errores y confusiones
- Ayudan en la toma de decisiones
3. Características de un manual de procedimientos
No existe un checklist sobre qué tipo de información debe de incluir un manual de procedimientos debido a que dependerá del giro de la empresa.
Sin embargo, existen ciertas características básicas que deben de cumplir todos, y estos son:
Debe ser claro y preciso
Mientras más claro y preciso sea un manual de procedimientos, te ahorrarás el tiempo en explicar o aclarar cierto punto.
Procura que cada paso sea detallado de forma comprensible, eliminando ambigüedades y asegurando que cada colaborador pueda seguir las instrucciones sin supervisión.
Estructura organizada
Un buen manual de procedimientos tiene que tener una estructura lógica y organizada con la intención de facilitar la búsqueda de la información.
Como si fuera un libro o documento, lo ideal es incluir secciones y apartados claros. Por ejemplo: Introducción, índice, objetivos, descripción de funciones, procedimientos, etc.
Debe ser flexible
Ya sea porque se descubrió una mejor forma de hacer las cosas, cambios en el entorno, etc, un manual de procedimientos debe ser revisado y actualizado periódicamente para corroborar que su información siga siendo útil y relevante.
Apóyate de elementos gráficos
Mencionamos al inicio que los manuales de procedimientos son individuales y únicos para cada empresa.
Dependiendo del giro, habrá casos que será importante utilizar elementos visuales como gráficos, diagramas, y tablas para que la información sea más fácil de visualizar y entender.
Incluye a tu personal
Aunque existen varias fuentes de información para crear tu manual de procedimientos, lo cierto es que la más eficaz es haciendo entrevistas a los colaboradores claves de ciertos procesos.
Esto debido a que sus experiencias y conocimientos prácticos pueden agregar valor, y obtener una retroalimentación más certera sobre la realidad operativa de la empresa.
Que sea accesible y completo
Es importante que toda la información del manual de procedimientos se encuentre centralizada en un solo lugar.
Además, debe ser colocada de forma accesible para todos los colaboradores que la necesiten, ya sea en forma impresa o digital.
4. Conclusión
A modo de resumen, podemos decir que un manual de procedimientos actúa como un dispositivo GPS que te guía hacia que ruta debes de seguir, para evitar que te pierdas en el camino y desperdicies tiempo valioso para llegar a tu ojetivo.
Puede que al inicio te lleve tiempo el hecho de documentar toda la información y hacer la investigación pertinente, pero lo cierto es que el hecho de tener un manual de procedimientos te ahorrará tiempo en el futuro al optimizar las actividades de tu empresa.
¿Y a quién no le gustaría tener una empresa más organizada y eficiente? Un manual de procedimientos es la mejor herramienta para ello.
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