Hace algunos años era común ver largas filas de trabajadores en los departamentos de nómina esperando su pago. Afortunadamente los procesos se actualizaron con el timbrado de nómina.
Pero, ¿qué es esto y por qué beneficia tanto a tu empresa como a tus colaboradores? Te lo contamos todo de manera simple en este blog, ¡sigue leyendo!
Índice:
- Qué es el timbrado de nómina
- ¿Cuántos días tienes para hacer el timbrado?
- Quién puede hacer timbrado de nómina
- Beneficios de hacer el timbrado de nómina
- Conclusión
1.Qué es el timbrado de nómina
El timbrado de nómina se refiere al proceso de avisarle al Servicio de Administración Tributaria (SAT) sobre la información expuesta en la nómina de tus trabajadores.
Esto lo hace a través de una certificación fiscal digital en el recibo de pago de tu colaborador, donde el SAT corrobora que la información sea correcta y oficial.
Cuando termina de hacer la exhaustiva inspección, la autoridad da un sello digital de autenticidad que confirma esta certificación.
Este sello digital es un visto bueno para dar a entender que los recibos de nómina han sido declarados por la empresa y no han tenido modificaciones.
Cabe mencionar que en países como México, es un requisito para que los negocios cumplan con sus obligaciones fiscales y te obliga a ti como patrón a entregar recibos de nómina tal y como un CFDI.
2. ¿Cuántos días tienes para hacer el timbrado?
Dependiendo del número de colaboradores de tu empresa, tendrás un plazo máximo para realizar el timbrado.
Por ejemplo en el caso de tener:
- 1 a 50 empleados: 3 días hábiles
- 51 a 100 empleados: 5 días hábiles
- 101 a 300 empleados: 7 días hábiles
- 301 a 500 empleados: 9 días hábiles
- Más de 500 empleados: 11 días hábiles
La realidad es que este proceso suele ser laborioso y llevar tiempo para los contadores de tu empresa, pero afortunadamente, existen empresas dedicadas a administrar y calcular la nómina de las empresas, encargándose de que el timbrado se realice de forma correcta. 
3. Quién puede hacer timbrado de nómina
Como hemos mencionado, la autoridad encargada de verificar el procedimiento de timbrado, le compete al SAT.
Sin embargo, este trámite debe de ser realizado ya sea por proveedores de servicios autorizados del SAT, o los mismos empleadores.
No importa si estos proveedores son personas físicas o empresas, lo que debes de considerar es que estén registrados ante el SAT y tengan la aprobación de que pueden hacerlo.
4. Beneficios de hacer el timbrado de nómina
A continuación te enumeramos cuál es la importancia del timbrado de nómina en nuestro país:
Cumplimiento legal
En México, realizar el timbrado de nómina es un requisito legal, y de no cumplir con esta obligación provoca multas y sanciones económicas que pueden afectar la salud financiera de tu empresa.
Por lo tanto, se corrobora que el cálculo y la retención de los impuestos de cada trabajador se haga de la forma correcta.
Transparencia
Cuando brindas a tus colaboradores un registro detallado de sus ingresos y deducciones, confían en que las operaciones de las empresas se hacen de forma legal y transparente.
Adicionalmente, como este proceso verifica de forma digital la información que se encuentra en la nómina, minimiza el riesgo de errores humanos.
Acceso a servicios de seguridad social
Cuando te aseguras de realizar el timbrado, haces que tus colaboradores tengan la certeza del pago de sus derechos, pero igual el acceso a los servicios de seguridad social.
De esta manera los trabajadores pueden usar los servicios de asistencia médica, salud, enfermedades, maternidad, retiro, INFONAVIT, etc.
No olvidemos que estos son motivadores para los colaboradores para estar más comprometidos con la organización y ser más productivos.
Simplifica tus cumplimientos fiscales
Cuando realizamos el timbrado de nómina, la autoridad entiende los conceptos de pagos que efectuaste.
Con esta forma podemos eliminar las declaraciones informativas que muchas veces tomaban tiempo al señalar los rubros y otros conceptos por los cuales realizabas pagos.
Control financiero
Otra de las ventajas de realizar el timbrado de nómina es que ayuda a que haya un mejor control de los costos e impuestos.
Esto ayuda a que puedas tomar mejores decisiones financieras.
Facilita otros procesos
Una de las actividades más tediosas se refiere al proceso de auditorías fiscales y laborales.
Es por ello que al tener los registros en orden, puedes hacer más sencillo este proceso, a la vez que reduces riesgos.
Evitas multas y sanciones
En puntos anteriores mencionamos que tienes un plazo máximo para hacer el timbrado, pero en caso de no hacerlo puedes ser acreedor de sanciones y multas
5. Conclusión
El timbrado de recibos de nómina es un proceso que además de garantizar el cumplimiento legal ayuda a simplificar las operaciones de tu empresa, así como tener colaboradores más satisfechos.
Si tu departamento contable dedica mucho tiempo a estas actividades, contratar los servicios profesionales de un despacho contable puede ser una inversión inteligente para tu negocio.
Su experiencia y conocimiento, ayuda a minimizar los errores en la nómina de tus empleados, mientras permites que tu empresa se centre en actividades más estratégicas.
Si deseas conocer más sobre temas contables, visita nuestro blog para enterarte.
