Desde la reforma laboral de 2021, la subcontratación en México dejó de ser una práctica ambigua para convertirse en un proceso regulado que exige transparencia y cumplimiento. En este contexto, entender qué es REPSE se vuelve indispensable para cualquier empresa que ofrezca servicios especializados.
El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es el mecanismo que permite a las empresas operar legalmente bajo este nuevo marco.
Pero más allá de un trámite, el REPSE representa una oportunidad para fortalecer la confianza con los clientes, y demostrar que se cumple con los estándares laborales.
En este blog te explicamos con claridad más qué es REPSE y más información útil para tu empresa.
- Entendiendo que es REPSE: El sucesor del outsourcing tradicional
- ¿Qué dice la reforma laboral de outsourcing o subcontratación?
- ¿Qué empresas tienen que registrarse en el REPSE?
- Tipos de actividades que entran en la categoría de servicios especializados
- Empresas que no deben de registrarse en el REPSE
- ¿Cuál es el procedimiento para registrarse en el REPSE?
- Beneficios de estar registrados en el REPSE
- La STPS puede cancelar el REPSE por estos incumplimientos
- Conclusión
Entendiendo que es REPSE: El sucesor del outsourcing tradicional
Para comprender qué es el REPSE, es necesario remontarse a la razón por la cual surgió. Durante años, el modelo de outsourcing fue común en México. Las empresas contrataban servicios de otras organizaciones para optimizar costos y enfocarse en su core business.
No obstante, esta práctica fue frecuentemente abusada. Muchas empresas aprovechaban el outsourcing para evadir responsabilidades fiscales, incumplir con obligaciones de seguridad social y vulnerar los derechos laborales de los trabajadores.
Ante esta situación, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social implementó una reforma integral en 2021. Surgió así el Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas, conocido como REPSE.
Este registro reemplazó el anterior modelo y estableció un marco regulatorio más transparente y riguroso para las empresas que proporcionan servicios especializados a otras organizaciones.
El REPSE tiene un objetivo claro: garantizar que las empresas que contratan servicios especializados lo hagan con proveedores formales y que cumplan con las normas laborales y fiscales mexicanas.
Todas estas disposiciones se encuentran fundamentadas en el artículo 15 de la LFT, lo que le da carácter obligatorio y vinculante para todas las empresas que apliquen.
¿Qué dice la reforma laboral de outsourcing o subcontratación?
La reforma laboral publicada el 23 de abril de 2021 marcó un antes y un después en la forma en que las empresas mexicanas gestionan a su personal.
Se prohibió la subcontratación de personal, entendida como la práctica de transferir trabajadores propios a otra empresa, mientras se aparenta ser el patrón sin realizar ninguna actividad productiva.
Ahora las empresas están obligadas a reconocer como propios a todos los trabajadores que desempeñan funciones directamente relacionadas con su objeto social y actividad económica principal.
Esto significa que ya no es válido contratar personal externo para realizar tareas esenciales del negocio.
¿Qué sí se permite? La subcontratación de servicios u obras especializadas, siempre y cuando no formen parte del giro principal de la empresa contratante.
Para hacerlo legalmente, las empresas proveedoras deben registrarse en el padrón REPSE, gestionado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, y demostrar que cumplen con sus obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social.
Además, si la empresa subcontratada incumple con sus obligaciones, el cliente debe responder frente a los trabajadores.
Un aspecto relevante que no debe pasarse por alto es el relacionado con los plazos.
Cada tres años, las empresas están obligadas a actualizar su registro ante la STPS, asegurándose de mantener vigente su autorización para ofrecer servicios especializados.
Para evitar simulaciones y esquemas de evasión fiscal, se alinearon los criterios de la LFT con el Código Fiscal, la Ley del ISR y la del IVA, y se establecieron sanciones más severas para quienes incumplan.
¿Qué empresas tienen que registrarse en el REPSE?
Toda empresa o persona física que preste servicios especializados o ejecute obras especializadas para otra organización está obligada a registrarse en el REPSE, siempre que para realizar dichas actividades ponga a disposición trabajadores propios.
Esta obligación tiene su origen en la reforma laboral publicada en el DOF el 23 de abril de 2021, y está regulada por los artículos 13 y 15 de la LFT.
Como mencionamos, el criterio clave para determinar si se requiere REPSE es que el servicio ofrecido no forme parte del objeto social ni de la actividad económica principal del cliente.
Es decir, si tu empresa realiza tareas que complementan, pero no sustituyen, el giro principal de quien te contrata, y debas de poner trabajadores propios a disposición del contratante, entonces necesitas estar registrado.
Por ejemplo, imagina que tienes una empresa de limpieza y te contrata una fábrica de alimentos. Aunque la limpieza es esencial para la operación, no forma parte del giro principal de la fábrica, que es producir alimentos.
Si tus trabajadores limpian directamente en sus instalaciones, estás obligado a contar con el registro REPSE.
Tipos de actividades que entran en la categoría de servicios especializados
Entre los casos más comunes se encuentran empresas de:
- Servicios de limpieza
- Empresas de jardinería
- Empresas de mantenimiento
- Empresas de construcción, contratistas y gestores de proyectos
- Empresas de remodelación
- Empresas de seguridad y vigilancia
- Empresas de capacitación y asesoría
- Agencias de promotorías y demostradores, por mencionar algunos.
Por otro lado, el REPSE no aplica a profesionistas independientes que no ponen personal a disposición del cliente, ni a empresas que prestan servicios remotos o entregan productos sin intervención directa en las operaciones del contratante.
Sin embargo, cada caso debe analizarse con cuidado, ya que operar sin este registro cuando es requerido puede derivar en sanciones severas.
El registro es obligatorio, y las empresas deben cumplir con ciertos requisitos para obtenerlo. Entre estos requisitos se incluyen:
- Demostrar el carácter especializado tanto de la persona física o moral que desee hacer el registro, como de la actividad o actividades susceptibles de ser registradas en el REPSE.
Una vez obtenido el registro, se deberá comprometer a hacer la renovación del mismo.
Empresas que no deben de registrarse en el REPSE
Existen casos en los que no es necesario registrarse, y es importante conocerlos para evitar trámites innecesarios.
Uno de los escenarios más claros es cuando el prestador del servicio no pone a disposición del cliente a sus trabajadores.
Si tú como empresa o persona física realizas una obra o servicio especializado, pero no envías a tu personal a laborar en las instalaciones del contratante, entonces no estás obligado a registrarte.
¿Cuál es el procedimiento para registrarse en el REPSE?
Las empresas que prestan servicios u obras especializadas y ponen trabajadores a disposición de un tercero deben registrarse en el REPSE. Este trámite se realiza de manera completamente digital a través de la plataforma oficial de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
El procedimiento inicia con el ingreso al portal utilizando la firma electrónica (e.firma).
Una vez dentro, el sistema efectúa una consulta automática en tiempo real para verificar que la empresa se encuentre al corriente con sus obligaciones fiscales y de seguridad social ante el SAT, IMSS e INFONAVIT.
Si los registros están en orden, el trámite puede continuar.
En caso contrario, será necesario solventar cualquier pendiente directamente con la institución correspondiente antes de reanudar el proceso.
Posteriormente, la plataforma solicita información general como los datos del representante legal, la constancia de situación fiscal o el acta constitutiva, así como los datos del notario o corredor público que haya certificado dicho documento.
En la siguiente etapa, se debe indicar el nivel y categoría de riesgo de la empresa conforme al catálogo del IMSS.
Además, es necesario transcribir de manera literal las actividades que se pretenden registrar, tal como aparecen en la constancia de situación fiscal (en el caso de personas físicas) o en el objeto social (en el caso de personas morales).
A continuación, se cargan los documentos escaneados que respalden dichas actividades, destacando aquellas que se desean registrar. El sistema también solicita clasificar cada actividad dentro de las categorías disponibles en el catálogo mostrado en pantalla y responder un cuestionario por cada una.
Finalmente, deben adjuntarse en formato PDF y XML documentos como:
- La identificación oficial vigente
- El poder notarial
- El acta constitutiva o constancia de situación fiscal
- El comprobante de domicilio
- El registro patronal ante el IMSS
- El comprobante de nómina
Una vez concluido el proceso, la plataforma genera un número de folio que permite dar seguimiento a la solicitud.
Si toda la información es correcta, la empresa recibirá su registro y podrá operar legalmente como prestadora de servicios especializados.
Beneficios de estar registrados en el REPSE
Contar con el registro REPSE no solo es una obligación legal, sino también una ventaja competitiva que puede abrir nuevas oportunidades de negocio.
A continuación, te compartimos algunos de los beneficios más relevantes que obtienen las empresas al estar inscritas en este padrón:
Acceso a más oportunidades comerciales
Se puede participar en procesos de contratación con entidades públicas y privadas que exigen este requisito como parte de sus políticas de cumplimiento.
Esto amplía el alcance comercial y permite competir en licitaciones de mayor escala.
Mejora de imagen y credibilidad
El REPSE es una herramienta creada por la STPS, por lo que aparecer en el catálogo público de empresas registradas genera confianza entre clientes potenciales.
Se proyecta una imagen de cumplimiento, formalidad y compromiso con la legalidad.
Cumplimiento normativo
Estar en el REPSE significa que se cumple con las obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social. Esto no solo evita sanciones, sino que también fortalece el compliance de la empresa y la protege ante inspecciones o auditorías.
Seguridad jurídica en los contratos
Al contar con el registro, se puede establecer relaciones comerciales más sólidas, ya que los contratos se celebran dentro de un marco legal claro. Esto reduce riesgos y da mayor certeza tanto al proveedor como al cliente.
Acceso a información relevante
Las empresas registradas pueden recibir información sobre procesos de contratación pública, licitaciones y eventos del sector, lo que les permite anticiparse a oportunidades y prepararse mejor para participar.
En resumen, el REPSE es una herramienta estratégica que ayuda a las empresas a profesionalizar sus servicios y operar con mayor seguridad.
La STPS puede cancelar el REPSE por estos incumplimientos
Obtener el registro en el REPSE es un paso clave para operar legalmente como proveedor de servicios especializados.
Sin embargo, este puede ser revocado si no se cumplen las condiciones establecidas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
Entre los motivos más comunes de cancelación se encuentran:
Cuando se actualiza alguno de estos supuestos, la STPS notifica a la persona física o moral para que, en un plazo de cinco días hábiles, se manifieste lo que a su derecho convenga.
Dentro de ese mismo plazo, la autoridad resuelve lo conducente, lo que puede derivar en la cancelación definitiva del registro.
Esta medida busca garantizar que el padrón REPSE se mantenga actualizado y conforme a la ley, protegiendo tanto a los trabajadores como a las empresas que operan de manera formal.
Conclusión
Como podrás haber notado, el cumplimiento del REPSE representa una obligación legal y una oportunidad para operar con mayor ordeny transparencia.
Por ello, colaborar con una empresa debidamente registrada en el REPSE es la mejor decisión que puede tomar cualquier organización que busque tercerizar parte de sus operaciones.
Trabajar con quienes cuentan con él, en una garantía de que los procesos se realizarán con transparencia, eficiencia y pleno respeto a la ley.
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